Nella fase di sollecito la prima cosa da capire è se il debitore non può pagare oppure non vuole: sembra scontato ma questa è la discriminante che stabilisce il metodo e i tempi corretti per intervenire nella procedura di riscossione.
Partendo dal presupposto della difficoltà oggettiva del debitore la tecnica più efficace è quella di un approccio “morbido ma progressivamente più risoluto” seguendo le seguenti fasi:
- Telefonata promemoria/approccio morbido: da attuarsi subito dopo la scadenza del credito, in modo garbato e gentile si ricorda lo scaduto e si invita a regolarizzare. Ottimale mantenere i contatti solo su utenze aziendali e nei giorni di martedì/mercoledì (per non essere invadenti a inizio settimana o cadere nella “scusa” del weekend perdendo ulteriori giorni). Da ripetersi a cadenza settimanale per circa 3 settimane.
- Comunicazione scritta/approccio morbido ma più determinato: se non si ottengono risultati è importante passare a una forma scritta di sollecito che può essere via fax, mail o lettera ordinaria , mantenendo sempre in toni garbati e gentili. E’ importante la forma scritta perché si configura come il primo fatto giuridico adottato per il recupero del credito.
- Raccomandata A/R o PEC/approccio risoluto: se ciò non è sufficiente si deve passare a formalizzare la richiesta con una raccomandata o una PEC, così da avere la tracciabilità della corrispondenza. In questa fase si costituisce in mora il debitore ed si interrompe la prescrizione del credito.
- Ultimo sollecito/approccio determinato: perdurando lo stato di insolvenza l’ultimo tentativo interno è quello dell’invio di una comunicazione sempre tracciata (vedi sopra) in cui stabilire un termine ultimo per il pagamento e comunicare che, nulla ricevendo, si procederà per la tutela del proprio credito in via stragiudiziale e/o legale.
Effettuati questi passaggi, se nulla cambia, si dovrà consegnare la pratica ad un soggetto esterno per la lavorazione: sembra banale ma in questo modo si sposta il piano relazionale tra la parti e si inserisce un soggetto terzo, escluso dalle dinamiche personali e/o di conoscenza che spesso creano confidenza e danno al debitore la “scusa” per dilungare i termini di pagamento.
Questo consente di avrà maggior incisività nella gestione della pratica e riuscire spesso a concludere positivamente in tempi brevi l’incasso.
Diverso il discorso per chi non vuole adempiere (ad esempio comunicandolo apertamente, rendendosi irreperibile, sollevando contestazioni infondate o accampando scuse varie): in questo caso il focus è ridurre i tempi inviando da subito formale diffida e chiarendo che vi è la volontà di procedere per la tutela del proprio credito.